1. Pengertian Surat
Surat adalah
sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada
pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah
pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan
pedoman kerja. Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti
bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang
tercantum di perangko harus semakin besar juga.
2. Jenis Surat
Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas,
dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya.
Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi
menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.
Surat pribadi
Surat pribadi adalah
surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa
korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:
^Tidak menggunakan
kop surat
^Tidak ada nomor
surat
^Salam pembuka
dan penutup bervariasi
^Penggunaan
bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
^Format surat
bebas
Surat Resmi
Surat resmi adalah surat
yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun
organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri
surat resmi:
-
Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan
organisasi
-
Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
-
Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
-
Penggunaan ragam bahasa resmi
-
Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
-
Ada aturan format baku
Bagian-bagian
surat resmi:
Kepala/kop surat
Kop surat
terdiri dari:
-
Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf
kapital/huruf besar.
-
Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi
huruf besar dan kecil
-
Logo instansi/lembaga
·
Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
·
Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan
selain surat
·
Hal, berupa garis besar isi surat
·
Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar
dengan nomor surat)
·
Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
·
Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma
·
Isi surat
Uraian isi
berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf
kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah
menyesuaikan.
-
Penutup surat
Penutup surat, berisi
1. salam penutup
2. jabatan
3. tanda tangan
4. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
Tembusan surat,
berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan
Surat Niaga
Surat niaga
digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti
industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan
dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas
surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga
internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan
surat penawaran dan surat penagihan.
Surat Dinas
Surat dinas
digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas
kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi.
Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat
berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan
pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat
dinas:
1.
Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga
yang bersangkutan
2.
Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3.
Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4.
Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5.
Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor
pembuat surat
6.
Format surat tertentu
Surat Lamaran
Pekerjaan
Surat lamaran
kerja adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja
di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan
termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan
tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki
bagian-bagian seperti berikut ini. Contoh surat lamaran kerja :
-
Tempat dan tanggal pembuatan surat
-
Nomor surat
-
Lampiran
-
Hal atau perihal
-
Alamat tujuan
-
Salam pembuka
-
Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian
pokok yaitu :
1.
paragraf pembuka
2.
isi surat
3.
paragraf penutup
-
Salam penutup
-
Tanda tangan dan nama terang
Surat Elektronik
Artikel utama:
Surat Elektronik
Dengan
berkembangnya teknologi, surat pun semakin mengalami pembaharuan, misalnya
dengan adanya surat elektronik. Surat elektronik atau surel merupakan surat
yang pengirimannya berbasis pada penggunaan internet. Pada awalnya, perusahaan
bernama Olt Break and Newman dikontrak oleh Departemen Pertahanan Amerika
Serikat untuk membuat ARPANET pada 1969. ARPANET ini singkatan dari Advanced
Research Projects Agency Network yang bertujuan untuk meciptakan metode
komunikasi antara intitusi pendidikan dengan militer.
Pada tahun 1971,
Ray Tolimson bertugas dalam proyek SNDMSG yang berfungsi untuk mengirim dan
menerima pesan dalam mesin yang sama. Ray awalnya bereksperimen dengan SNDMSG
untuk meninggalkan pesan di komputer sehingga muncul lah protokol CYPNET yang
mampu mengirimkan pesan ke komputer lain yang masih berada dalam jaringan
ARPANET. Ini lah yang menjadi cikal bakal surat elektronik.
Dalam Bahasa
Indonesia Surat Elektronik sering disingkat dengan kata surel, yang dalam bahasa
inggrisnya adalah email atau electric mail. Untuk mengakses
surel, kita bisa memilih salah satu cara. Pertama dengan menggunakan browser
seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Surel dengan basis browser
biasanya menyediakan layanan tersebut secara gratis. Kedua dengan program
pengakses surel seperti Microsoft Outlook. Keuntungannya kita tidak harus
selalu membuka internet untuk membuka surel yang ada.
3. Contoh Surat
Surat Pribadi
Andina
Jl. Sukamenanti, 16
Bogor 2030
Hello my friend,
how are you there? I hope you are good. I miss you because we have not met in a
long time. Do you miss me too? If you are on vacation, I hope you can visit Padang. I’m sure you
will love it because it is a beautiful city. I will take you to many places
like Kiluan bay and to the most beautiful places in Indonesia. I know that you
love surfing and I have so many secret places for you to surf, so I recommend
you to visit
here a couple of weeks.
Hopefully we can meet soon, my best friend..
Your friend,
Tika
Surat Lamaran
Kerja
May 28, 2010
THE HUMAN RESOURCES & ADMINISTRATION HEAD
Inara Lightings, Ltd.
Abu Dhabi
United Arab Emirates
Dear Sir or Madam:
I am writing to explore the possibility of employment as Document Controller in
your reputable firm. I am a Computer Science graduate of the University of the
Philippines, Diliman, Quezon City. I bring with me several years of experience
as information systems analyst of leading companies that include Nissan Motor
Philippines, Inc.
My strong computer skills, knowledge of modern word processing software, and
project management tools are but some of the things that make me an asset to
your company.
Attached is my resume for your perusal. Should you require any further
information, I can be reached at 632-555-1234 (during regular business hours),
or at 632-555-6789 (during regular business hours).
Sincerely,
(signed)
Syamsul Bahri
